Privacyverklaring
Mind Connected vindt het van groot belang dat de persoonlijke gegevens van haar klanten en relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden verwerkt en beveiligd. Mind Connected wil daarnaast open zijn over de wijze waarop jouw gegevens worden verwerkt. Daarom vind je hieronder een toelichting, zodat je precies weet welke gegevens we verzamelen en wat daarmee gedaan wordt. Voorop staat dat Mind Connected zich in alle gevallen houdt aan de eisen van de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG). Als je je niet prettig voelt bij het gebruik van jouw gegevens door Mind Connected, neem dan gerust contact met ons op!
Persoonsgegevens
Mind Connected verwerkt persoonsgegevens van jou, omdat je gebruik maakt van onze diensten of omdat je (of een ouder/voogd) deze gegevens aan ons verstrekt. Zo verzamelen we gegevens van vast personeel, ingehuurd personeel, vrijwilligers, stagiaires, (potentiële) leerlingen, auditanten, samenwerkingspartners, zakelijke klanten, bezoekers van voorstellingen en het relevante netwerk.
Van deze groepen personen verwerken wij onder andere de naam, geslacht, adres, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, telefoonnummer, e-mailadres, IBAN, kopie ID, kopie VOG, CV, IP-adres, internetbrowser en apparaattype. We verwerken (of laten verwerken) in beperkte mate bijzondere persoonsgegevens, zoals ziekteverzuimgegevens en inkomensgegevens middels een aanvraag bij het Jeugdcultuurfonds.
Bovenstaande gegevens worden niet altijd noodzakelijkerwijs allemaal verwerkt; we verwerken alleen de gegevens waarvoor toestemming is verkregen of die wij voor het uitvoeren van een overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang noodzakelijk achten. Voor het verwerken van een aantal gegevens ben je verplicht toestemming te verlenen aan ons, opdat wij de activiteiten voortvloeiende uit een aankoop, inschrijving of overeenkomst goed uit kunnen voeren. Je behoudt het recht om de gegeven toestemming op elk moment weer in te trekken.
Verwerking doelen
We verwerken jouw persoonsgegevens mogelijk voor een of meerdere van de onderstaande bedrijfsdoeleinden. Jouw gegevens worden niet automatisch voor alle doeleinden tegelijkertijd gebruikt. We gaan zorgvuldig om met ieders privacy en verwerken de gegevens alleen voor de doeleinden die wij noodzakelijk achten.
- Administratie en organisatie – bijvoorbeeld het verwerken voor welke les je staat ingeschreven, voor welke workshop of auditie je je hebt aangemeld of aan welke voorstelling je meedoet.
- Financiële administratie – bijvoorbeeld voor betalingen of factureren van je lesgeld of een afgenomen dienst of het aanvragen van een kortingsregeling voor jou.
- Klantvriendelijkheid – bijvoorbeeld het contact opnemen om je te informeren over een gewijzigde les, het meedoen in een voorstelling of het toelichten van de offerte.
- Goed werkgeverschap – bijvoorbeeld het uitbetalen van je loon, het regelen van je pensioen of het uitkeren bij ziekte.
- Promotie – bijvoorbeeld het bekendmaken van onze activiteiten, het doen van aanbiedingen of versturen van een nieuwsbrief.
- Onderhoud netwerk – bijvoorbeeld het onderhouden van contacten met oud-leerlingen, oud-deelnemers, oud-studenten en oud-docenten om je uit te nodigen bij een speciaal evenement, in te huren als vervangend docent of om je een leuke kaart te sturen.
We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Onze bewaartermijn varieert, afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens verwerken, tussen de 4 weken en 10 jaar na het einde van de dienstverlening.
Verstrekking van gegevens aan derden
Jouw gegevens worden verwerkt door ons vaste en ingehuurde personeel en worden dus niet zomaar gedeeld met derden. Jouw persoonsgegevens worden alleen met derden gedeeld als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting of in het kader van een gerechtvaardigd belang. Bij ‘derden’ kun je denken aan de leveranciers van onze e-mailhosting en website, documentenopslag, ons leerlingennadministratiesysteem, ons personeelsadministratiesysteem en ons boekhoudprogramma. Met de bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, zogenaamde subverwerkers, sluiten wij een verwerkersovereenkomst en maken wij goede afspraken om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Mind Connected blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Jouw gegevens worden niet gedeeld buiten de EU.
Beveiliging
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en doen er alles aan om jouw gegevens zo goed mogelijk te beschermen. Hiervoor hebben wij passende maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Een voorbeeld hiervan is dat wij onze apparaten, systemen en software hebben beveiligd met een sterk wachtwoord.
E-mailbeleid
Wij sturen regelmatig e-mailberichten. Vaak zijn dit berichten waar geen afmeldmogelijkheid voor bestaat. Dit soort berichten zijn geen direct marketing, omdat ze geen reclamedoeleinde hebben. We proberen je dan te informeren over belangrijke zaken omtrent de dienst die je bij ons afneemt, zoals het lesaanbod, een voorstelling, een evenement, het huren van een ruimte of anderszins. Of we bevestigen een inschrijving, opzegging, aanvraag of offerte.
Privacyrechten
Je hebt een aantal privacyrechten, waar we je graag op wijzen:
- Recht op informatie > je hebt het recht om te vragen naar welke gegevens wij van jou verwerken en met wie wij deze gegevens delen.
- Recht op inzage > je hebt het recht om jouw gegevens bij ons in te zien.
- Recht op correctie en verwijdering > je hebt het recht om jouw gegevens te laten wijzigen door ons, bijvoorbeeld als je verhuist of een nieuw e-mailadres hebt. Ook heb je het recht om al jouw gegevens te laten verwijderen uit onze systemen. Echter kunnen wij jouw gegevens niet verwijderen waar wij moeten voldoen aan onze wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de bewaartermijn van facturen voor de Belastingdienst.
- Recht van verzet > je hebt het recht om ons te verzoeken je gegevens niet voor commerciële doeleinden te gebruiken, zoals het doen van aanbiedingen.
- Recht van bezwaar > je hebt het recht om een klacht bij ons of de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen als je denkt dat wij niet zorgvuldig omgaan met je gegevens.
Indien je je wilt beroepen op een van bovenstaand zaken of je hebt vragen, mail ons dan.
Vragen, klachten of geschillen
Voor Mind Connected is het niet wettelijk verplicht om een Functionaris Gegevensbescherming in dienst te hebben. Personen die vragen hebben over de bescherming van persoonsgegevens, kunnen terecht bij Mind Connected.
Contactgegevens
Mind Connected
administratie@mindconnected.nl
KvK-nummer 58780408
Wijzigingen
Mind Connected behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Dit beleid zal echter nimmer in strijd zijn met de eisen zoals deze zijn gesteld in de Algemene Verordening gegevensbescherming.